FlevoLind BV

Privacyverklaring

FlevoLind gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring lees je welke gegevens we verwerken, waarom we dat doen, met wie we gegevens delen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.

1. Wie is verantwoordelijk?

FlevoLind BV is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via deze website en binnen onze dienstverlening. Voor vragen, verzoeken of klachten over privacy kun je contact opnemen via info@flevolind.nl.

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Via het contactformulier of bij rechtstreeks contact kunnen we de volgende gegevens verwerken:

• naam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• bedrijfsnaam;
• onderwerp en inhoud van je bericht;
• gegevens die je zelf verstrekt tijdens een aanvraag, opdracht of samenwerking.

In het contactformulier zijn naam, e-mailadres, onderwerp en vraag verplicht. Zonder deze gegevens kunnen we je aanvraag niet goed behandelen. Stuur geen bijzondere of andere gevoelige persoonsgegevens mee, tenzij dit noodzakelijk is en hierover vooraf duidelijke afspraken zijn gemaakt.

3. Doeleinden en grondslagen

We verwerken persoonsgegevens om:

• je vraag te beantwoorden en contact met je op te nemen;
• een mogelijke opdracht of samenwerking te bespreken;
• een overeenkomst uit te voeren;
• onze administratie te voeren en aan wettelijke verplichtingen te voldoen;
• onze dienstverlening te beveiligen, organiseren en verbeteren.

De grondslag is, afhankelijk van de situatie: jouw verzoek voorafgaand aan een overeenkomst, de uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting of ons gerechtvaardigde zakelijke belang bij het beantwoorden van aanvragen, een veilige bedrijfsvoering en verbetering van onze dienstverlening.

4. Gebruik van AI-tools

FlevoLind gebruikt actief verschillende AI-tools, bijvoorbeeld voor onderzoek, analyse, structurering, conceptteksten, samenvattingen, planning en ondersteuning bij projecten, HR en arbeidsbemiddeling.

Door een opdracht of samenwerking met FlevoLind aan te gaan, stemt de opdrachtgever ermee in dat FlevoLind AI-tools mag gebruiken binnen de afgesproken werkzaamheden, tenzij hierover vooraf schriftelijk andere afspraken zijn gemaakt. Dit is een afspraak over onze werkwijze en vormt geen algemene AVG-toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens.

Voor iedere verwerking van persoonsgegevens blijft een geldige AVG-grondslag vereist. Een opdrachtgever kan niet namens kandidaten, werknemers of andere betrokkenen toestemming geven. Bijzondere persoonsgegevens worden alleen verwerkt wanneer dit noodzakelijk is, daarvoor een wettelijke uitzondering geldt en passende waarborgen zijn getroffen.

We beperken persoonsgegevens in AI-tools zoveel mogelijk en anonimiseren of pseudonimiseren gegevens waar dat redelijkerwijs kan. Resultaten van AI-tools worden door een mens beoordeeld. AI is niet de enige basis voor beslissingen die rechtsgevolgen of andere aanzienlijke gevolgen hebben voor kandidaten, werknemers, opdrachtgevers of andere personen.

Welke AI-tools worden gebruikt, kan per opdracht veranderen. Als persoonsgegevens met een AI-dienstverlener worden gedeeld, gebeurt dit alleen voor het afgesproken doel en met passende afspraken en instellingen. Vragen over het gebruik van AI kun je sturen naar info@flevolind.nl.

5. Hoe lang bewaren we gegevens?

• Contactaanvragen: maximaal twaalf maanden na het laatste inhoudelijke contact.
• Opdracht- en projectgegevens: zolang dit nodig is voor uitvoering, afronding en eventuele nazorg of geschillen.
• Financiële en fiscale administratie: gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn, doorgaans zeven jaar.
• Gegevens die in een AI-tool worden verwerkt: niet langer dan nodig voor het doel van de opdracht, rekening houdend met de instellingen en technische bewaartermijnen van de betreffende leverancier.

Daarna verwijderen of anonimiseren we de gegevens, tenzij een wettelijke verplichting of mogelijke juridische aanspraak een langere bewaartermijn vereist.

6. Met wie delen we gegevens?

We verkopen persoonsgegevens niet. We kunnen gegevens delen met dienstverleners die nodig zijn voor onze website, communicatie, administratie, bedrijfsvoering en AI-ondersteuning. Onze website en het contactformulier draaien op Odoo. Met verwerkers maken we waar nodig afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en gebruik van persoonsgegevens. Gegevens kunnen ook worden verstrekt wanneer dit wettelijk verplicht is.

Meer informatie over de verwerking door Odoo staat in het privacybeleid van Odoo.

7. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige leveranciers kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. In dat geval gebruiken we een wettelijk toegestane doorgiftegrond, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of goedgekeurde standaardcontractbepalingen. Voor informatie over een specifieke leverancier of de toepasselijke waarborgen kun je mailen naar info@flevolind.nl.

8. Je privacyrechten

Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van je persoonsgegevens. Je kunt ook bezwaar maken tegen een verwerking. Stuur je verzoek naar info@flevolind.nl. We reageren in beginsel binnen één maand en kunnen aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren.

Ben je niet tevreden over de afhandeling, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Cookies en bezoekstatistieken

De website gebruikt noodzakelijke cookies om technisch goed te werken. Als we andere cookies of bezoekstatistieken gebruiken waarvoor toestemming nodig is, plaatsen we die pas na jouw keuze. Meer informatie over soorten cookies, doelen en bewaartermijnen staat in het cookiebeleid.

10. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging of ongeoorloofde verstrekking.

11. Wijzigingen en vragen

Deze verklaring kan worden aangepast wanneer onze website, leveranciers of werkwijze verandert. Laatste wijziging: 28 juli 2026.

Vragen? Mail naar info@flevolind.nl of ga naar de contactpagina.